Trợ lý điện thoại AI
Tìm hiểu về tính năng điện thoại AI, quản lý số điện thoại, cấu hình trợ lý, phân tích nhật ký cuộc gọi và thanh toán
Trợ lý điện thoại AI là hệ thống AI giọng nói thông minh tự động xử lý các cuộc gọi đến cho cơ sở của bạn. Nó trả lời mọi cuộc gọi một cách chuyên nghiệp — kể cả ngoài giờ làm việc — đảm bảo không bỏ lỡ cuộc gọi nào và xử lý đặt lịch cùng các câu hỏi của khách hàng.
Tính năng cốt lõi
| Tính năng | Mô tả |
|---|---|
| Trả lời tự động 24/7 | Phản hồi ngay lập tức mọi cuộc gọi đến, bất kể giờ làm việc |
| Đặt lịch thông minh | AI xác nhận dịch vụ, nhân viên trị liệu và khung giờ qua cuộc trò chuyện rồi tạo lịch hẹn |
| Nhận diện khách quen | Tự động nhận diện khách hàng hiện tại dựa trên số điện thoại và cung cấp dịch vụ cá nhân hóa |
| Hỗ trợ đa ngôn ngữ | Giao tiếp với khách hàng bằng tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Hàn, tiếng Việt và nhiều ngôn ngữ khác |
Trường hợp sử dụng
- Giảm cuộc gọi nhỡ — AI trả lời mọi cuộc gọi kể cả trong giờ cao điểm hoặc ngày nghỉ
- Tăng tỷ lệ chuyển đổi đặt lịch — Tự động chuyển đổi các cuộc gọi thăm dò thành lịch hẹn
- Giảm tải cho nhân viên — Giao các cuộc gọi lặp đi lặp lại cho AI để nhân viên tập trung vào công việc chính
- Phục vụ ngoài giờ — Xử lý chuyên nghiệp các cuộc gọi buổi tối và cuối tuần
- Hỗ trợ khách đa ngôn ngữ — Giao tiếp tự nhiên với khách hàng nói các ngôn ngữ khác nhau
Cách hoạt động
- Khách hàng gọi đến số điện thoại AI của cơ sở
- Trợ lý AI trả lời bằng lời chào đã được cấu hình
- AI hiểu yêu cầu của khách và cung cấp thông tin phù hợp
- Khi có yêu cầu đặt lịch, AI hướng dẫn khung giờ trống và tạo lịch hẹn
- Nếu cần, chuyển cuộc gọi đến số điện thoại đã chỉ định
- Tất cả nội dung cuộc gọi được ghi lại và phân tích tự động
Yêu cầu đăng ký
Trợ lý điện thoại AI khả dụng với các gói đăng ký trả phí. Các tài khoản có đăng ký đang hoạt động có thể mua số điện thoại và cấu hình trợ lý từ menu Cài đặt > Điện thoại AI.
Mua và quản lý số điện thoại
Để sử dụng Trợ lý điện thoại AI, trước tiên bạn cần thiết lập số điện thoại. Bạn có thể mua số mới hoặc liên kết số Retell.ai hiện có.
Mua số điện thoại mới
Từ Cài đặt > Điện thoại AI, nhấp nút Thêm số điện thoại:
- Chọn mã vùng mong muốn
- Chọn một số từ danh sách các số khả dụng
- Đặt tên dễ nhận biết cho số (ví dụ: "Lễ tân chính")
- Xác nhận mua
Chi phí: Phí thuê số điện thoại là $5/tháng, tính theo ngày nếu mua giữa tháng.
Liên kết số hiện có
Nếu bạn đã có số đang sử dụng trên tài khoản Retell.ai, bạn có thể liên kết trực tiếp:
- Trong hộp thoại Thêm số điện thoại, chọn tab Liên kết số hiện có
- Nhập ID số điện thoại Retell.ai
- Đặt tên cho số và xác nhận
Quản lý số điện thoại
Từ danh sách số điện thoại, bạn có thể thực hiện các thao tác sau cho mỗi số:
| Thao tác | Mô tả |
|---|---|
| Đổi tên | Thay đổi tên hiển thị của số |
| Vô hiệu hóa | Tạm thời vô hiệu hóa số (vẫn tiếp tục tính phí) |
| Xóa | Xóa vĩnh viễn số (hoàn tiền cho thời gian còn lại) |
Hạn mức số điện thoại
Mỗi tài khoản có thể sở hữu tối đa 5 số điện thoại. Bạn có thể sử dụng nhiều số để phân biệt theo mục đích (ví dụ: chuyên đặt lịch, tư vấn chung).
Cài đặt số điện thoại đặt lịch
Bạn có thể chỉ định một số điện thoại cụ thể làm số điện thoại đặt lịch của cơ sở. Khi được cài đặt, AI sẽ ưu tiên các tính năng liên quan đến đặt lịch cho cuộc gọi đến số này.
Bật nút Đặt làm số điện thoại đặt lịch trong danh sách số điện thoại.
Mẹo: Số điện thoại đặt lịch phù hợp để đăng trên trang đặt lịch trực tuyến hoặc tài liệu marketing.
Cấu hình trợ lý điện thoại AI
Bạn có thể tùy chỉnh hành vi của Trợ lý điện thoại AI cho phù hợp với cơ sở của mình. Cấu hình thông qua thẻ cài đặt trợ lý trên trang Cài đặt > Điện thoại AI.
Mẫu lời chào
Thiết lập lời chào đầu tiên mà AI sử dụng khi trả lời cuộc gọi. Hãy bao gồm tên cơ sở và giới thiệu dịch vụ để tạo ấn tượng chuyên nghiệp.
Ví dụ:
"Xin chào, đây là [Tên cơ sở]. Bạn cần đặt lịch hẹn hay có câu hỏi gì, hãy cho tôi biết nhé."
Mẹo: Giữ lời chào ngắn gọn. Tin nhắn dưới 10 giây mang lại trải nghiệm khách hàng tốt nhất.
Tên trợ lý
Đặt tên cho trợ lý AI. Tên này được sử dụng khi AI tự giới thiệu trong cuộc gọi.
Ví dụ: "Kuee", "Lan", "Sarah"
Cài đặt ngôn ngữ
Thiết lập ngôn ngữ mặc định cho trợ lý AI. Khi khách hàng nói bằng ngôn ngữ khác, AI sẽ tự động phát hiện và chuyển sang ngôn ngữ đó.
Các ngôn ngữ được hỗ trợ:
| Ngôn ngữ | Mã |
|---|---|
| Tiếng Anh | en |
| Tiếng Trung (Phổ thông) | zh |
| Tiếng Hàn | ko |
| Tiếng Việt | vi |
Cơ sở kiến thức (FAQ)
Đăng ký các câu hỏi thường gặp và câu trả lời để AI có thể phản hồi chính xác các thắc mắc của khách hàng.
Cách quản lý FAQ
- Nhấp Quản lý FAQ trong thẻ Cơ sở kiến thức
- Nhấp Thêm câu hỏi để đăng ký cặp câu hỏi-trả lời mới
- Nhập câu hỏi và câu trả lời chi tiết
- Lưu lại — AI sẽ học ngay lập tức
Các mục FAQ nên có
- Giờ làm việc và địa chỉ
- Các loại dịch vụ và bảng giá
- Chính sách thay đổi và hủy lịch hẹn
- Hướng dẫn đậu xe
- Lưu ý cho khách đến lần đầu
Lưu ý: FAQ càng chi tiết thì AI trả lời càng chính xác.
Số chuyển tiếp
Thiết lập số điện thoại để chuyển cuộc gọi khi AI không thể xử lý các yêu cầu phức tạp. Nếu không cài đặt, AI sẽ hướng dẫn khách để lại tin nhắn.
Ví dụ tình huống:
- Khách hàng muốn trao đổi trực tiếp về khiếu nại
- Có câu hỏi y tế đặc biệt mà AI không thể trả lời
- Cần thay đổi lịch hẹn khẩn cấp
Mẹo: Nên đặt số chuyển tiếp là số trực tiếp của quản lý cơ sở hoặc lễ tân.
Nhật ký cuộc gọi và phân tích
Tất cả các cuộc gọi qua Trợ lý điện thoại AI đều được ghi lại và phân tích tự động. Truy cập Cài đặt > Điện thoại AI > Nhật ký cuộc gọi để xem lịch sử cuộc gọi và nhận thông tin kinh doanh hữu ích.
Danh sách cuộc gọi
Danh sách cuộc gọi hiển thị tất cả các cuộc gọi đến theo thứ tự thời gian:
| Cột | Mô tả |
|---|---|
| Người gọi | Số điện thoại khách hàng (hiển thị tên nếu là khách quen) |
| Số điện thoại | Số AI nhận cuộc gọi |
| Thời gian bắt đầu | Thời điểm bắt đầu cuộc gọi |
| Thời lượng | Độ dài cuộc gọi |
| Trạng thái | Hoàn thành / Đã chuyển tiếp / Nhỡ |
| Cảm xúc | Phân tích cảm xúc bằng AI (Tích cực / Trung lập / Tiêu cực) |
Chi tiết cuộc gọi
Nhấp vào một cuộc gọi trong danh sách để xem thông tin chi tiết:
Bản ghi cuộc gọi (Transcript)
Toàn bộ nội dung hội thoại giữa AI và khách hàng được hiển thị dưới dạng văn bản. Mỗi phát ngôn được phân biệt theo người nói (AI/Khách hàng) và có mốc thời gian.
Phân tích AI
Kết quả phân tích tự động do AI tạo dựa trên nội dung cuộc gọi:
| Mục | Mô tả |
|---|---|
| Tóm tắt cuộc gọi | Tóm tắt ngắn gọn các nội dung chính |
| Ý định khách hàng | Mục đích chính của cuộc gọi (đặt lịch, hỏi thông tin, thay đổi, v.v.) |
| Kết quả xử lý | Hành động AI đã thực hiện (tạo lịch hẹn, cung cấp thông tin, v.v.) |
| Đề xuất tiếp theo | Khuyến nghị các hành động cần thực hiện thêm |
Phân tích cảm xúc
Phân tích tông cảm xúc tổng thể của cuộc gọi:
- Tích cực — Khách hàng hài lòng, giọng thân thiện
- Trung lập — Cuộc hỏi thăm thông thường, giọng trung tính
- Tiêu cực — Phát hiện sự không hài lòng hoặc bất tiện
Bảng thống kê
Phía trên trang nhật ký cuộc gọi hiển thị các thống kê chính dưới dạng thẻ:
| Chỉ số | Mô tả |
|---|---|
| Tổng số cuộc gọi | Tổng số cuộc gọi trong khoảng thời gian đã chọn |
| Thời lượng trung bình | Thời gian trung bình mỗi cuộc gọi |
| Tỷ lệ chuyển đổi đặt lịch | Tỷ lệ cuộc gọi dẫn đến đặt lịch hẹn |
| Mức hài lòng | Tỷ lệ cảm xúc tích cực dựa trên phân tích |
Bộ lọc khoảng thời gian
Bạn có thể lọc nhật ký cuộc gọi theo khoảng thời gian cụ thể:
- Hôm nay — Các cuộc gọi trong ngày
- Tuần này — Các cuộc gọi trong tuần hiện tại
- Tháng này — Các cuộc gọi trong tháng hiện tại
- Tùy chỉnh — Chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc
Mẹo: Thường xuyên xem xét thống kê cuộc gọi hàng tuần để nắm bắt mô hình câu hỏi của khách hàng và cải thiện chất lượng dịch vụ.
Hướng dẫn thanh toán
Chi phí Trợ lý điện thoại AI bao gồm hai phần: phí thuê số điện thoại và phí sử dụng cuộc gọi. Tất cả các khoản phí được tính riêng biệt với phí đăng ký và tự động thanh toán qua Stripe.
Phí thuê số điện thoại
| Mục | Nội dung |
|---|---|
| Phí hàng tháng | $5/tháng mỗi số |
| Tính theo ngày | Khi mua giữa tháng, phí tháng đầu được tính theo số ngày còn lại |
| Số lượng tối đa | Tối đa 5 số mỗi tài khoản |
Ví dụ: Nếu mua số vào ngày 15/4, phí tháng đầu khoảng $2,50 (15 ngày / 30 ngày x $5). Từ tháng sau trở đi, phí là $5.
Phí cuộc gọi
| Mục | Nội dung |
|---|---|
| Phí mỗi phút | $0,20/phút |
| Làm tròn lên | Thời gian sử dụng được làm tròn lên theo phút (ví dụ: 2 phút 10 giây = tính 3 phút) |
| Cách tính | Tổng hợp thời gian sử dụng trong tháng và tính phí vào cuối tháng |
Ví dụ: Nếu tổng thời gian gọi trong tháng là 50 phút, phí cuộc gọi là 50 x $0,20 = $10.
Chu kỳ thanh toán
| Khoản phí | Chu kỳ | Mô tả |
|---|---|---|
| Phí thuê số | Hàng tháng | Gia hạn hàng tháng từ ngày mua số |
| Phí cuộc gọi | Hàng tháng | Tổng hợp cuối tháng và tính phí |
Hoàn tiền khi xóa số
Khi bạn xóa một số điện thoại, phần phí thuê còn lại trong chu kỳ thanh toán hiện tại sẽ được hoàn lại tự động theo ngày.
Ví dụ: Nếu ngày gia hạn thuê là ngày 1 hàng tháng và bạn xóa số vào ngày 10/4, phần hoàn tiền cho 20 ngày còn lại (khoảng $3,33) sẽ được trả lại.
Lưu ý: Số đã xóa không thể khôi phục. Không đảm bảo có thể lấy lại cùng số sau khi xóa.
Xem hóa đơn
Tất cả các khoản phí liên quan đến AI điện thoại có thể được xem tại Cài đặt > Đăng ký:
- Hóa đơn đăng ký — Chi tiết thanh toán hàng tháng
- Phí thuê số — Chi phí thuê cho từng số
- Phí cuộc gọi — Tổng thời gian gọi và phí tương ứng
Mẹo: Để tránh phí ngoài dự kiến, hãy xóa ngay các số không còn sử dụng.