Thanh toán & Hóa đơn
Tìm hiểu cách xử lý thanh toán, quản lý đơn hàng và xử lý hoàn tiền trong Kuee
Thanh toán và hóa đơn là trung tâm của hoạt động hàng ngày của Kuee. Hướng dẫn này sẽ giúp bạn quy trình thanh toán, phương thức thanh toán, quản lý đơn hàng và xử lý hoàn tiền.
Tổng quan quy trình thanh toán
Quy trình thanh toán của Kuee được bắt đầu từ chế độ xem quản lý Check-in và bao gồm ba bước: Thanh toán dịch vụ → Xác nhận thanh toán → Thanh toán thành công.
Bước 1: Bắt đầu thanh toán
Trong chế độ xem quản lý Check-in (tab Lịch hẹn > Check-in), tìm thẻ khách hàng trong cột Đã Check-in và nhấp nút Thanh toán (Kết toán).
Lưu ý: Nếu dịch vụ chưa được đánh dấu hoàn thành, một thông báo sẽ xuất hiện. Nhấp Hoàn thành & Thanh toán để tiếp tục.
Thanh toán dịch vụ (Bước 1)
Hộp thoại thanh toán dịch vụ bao gồm các phần cấu hình sau:
Thông tin dịch vụ
| Trường | Mô tả |
|---|---|
| Dịch vụ | Tên dịch vụ của lịch hẹn này |
| Thời gian hẹn | Thời gian đã đặt và thời lượng |
| Nhân viên trị liệu | Nhân viên trị liệu được phân công |
| Giá | Giá dịch vụ gốc |
Giảm giá & Khấu trừ
| Tùy chọn | Mô tả |
|---|---|
| Giảm giá | Nhập số tiền giảm giá thủ công |
| Sử dụng điểm | Áp dụng điểm hiện có của khách hàng vào thanh toán |
| Khấu trừ gói dịch vụ | Chọn gói dịch vụ áp dụng để sử dụng một buổi (xem phần "Khấu trừ gói dịch vụ" bên dưới) |
Phương thức thanh toán
| Phương thức | Mô tả |
|---|---|
| Tiền mặt | Ghi nhận thanh toán bằng tiền mặt |
| Thẻ tín dụng | Ghi nhận thủ công thanh toán thẻ (không qua thiết bị đầu cuối) |
| Kết hợp | Chia thanh toán giữa tiền mặt và thẻ |
| Stripe Terminal | Thu thanh toán thẻ qua thiết bị POS (yêu cầu cài đặt Stripe Terminal) |
Tóm tắt phía dưới
- Tạm tính — Số tiền sau giảm giá và khấu trừ điểm
- Thuế — Số tiền thuế áp dụng
- Tổng thanh toán — Số tiền cuối cùng cần thu
- Xem trước điểm — Điểm khách hàng sẽ nhận được từ giao dịch này (ví dụ: +900 điểm)
- Ngày giao dịch — Mặc định là hôm nay; có thể điều chỉnh thủ công
Nhấp Thanh toán để chuyển sang bước xác nhận.
Xác nhận thanh toán (Bước 2)
Hộp thoại xác nhận thanh toán tóm tắt giao dịch để xem xét lần cuối:
| Thông tin | Nội dung |
|---|---|
| Dịch vụ đã chọn | Số lượng dịch vụ bao gồm |
| Tổng số tiền | Số tiền cuối cùng sẽ được tính |
| Thưởng điểm | Điểm khách hàng sẽ nhận sau thanh toán |
Xem xét chi tiết và nhấp Xác nhận để hoàn tất thanh toán. Nhấp Hủy để quay lại và thay đổi.
Thanh toán thành công (Bước 3)
Sau khi thanh toán được xử lý, hệ thống hiển thị màn hình Thanh toán thành công:
- Biểu tượng dấu tích xanh — Xác nhận trực quan thanh toán thành công
- Thanh toán thành công — Tiêu đề thành công
- Tên khách hàng — Khách hàng vừa được thanh toán
- Tóm tắt thanh toán — Bao gồm tổng số tiền và phương thức thanh toán (ví dụ: "Tiền mặt" hoặc "Visa •••• 4242")
- Hướng dẫn tiếp theo — "Thanh toán đã hoàn tất. Bạn có muốn đặt lịch hẹn tiếp theo cho khách hàng không?"
- Để sau — Đóng hộp thoại
- Đặt lịch tiếp — Tạo ngay lịch hẹn tiếp theo cho khách hàng
Mẹo chuyên nghiệp: Nhấp Đặt lịch tiếp cho phép bạn đặt lịch hẹn theo dõi ngay tại chỗ, cải thiện đáng kể tỷ lệ tái đặt lịch.
Khấu trừ gói dịch vụ
Khi khách hàng có gói dịch vụ đang hoạt động cho dịch vụ hiện tại, hộp thoại thanh toán tự động cung cấp tùy chọn sử dụng một buổi.
Cách sử dụng gói dịch vụ:
- Trong hộp thoại thanh toán dịch vụ, mở rộng phần Sử dụng gói dịch vụ
- Chọn gói dịch vụ cần sử dụng (hệ thống hiển thị số buổi còn lại và ngày hết hạn)
- Giá tự động cập nhật theo đơn giá gói dịch vụ
- Hoàn thành các bước xác nhận thanh toán còn lại
Lưu ý: Sau khi sử dụng, số buổi còn lại trong phần Quyền lợi của khách hàng sẽ tự động giảm.
Quản lý đơn hàng
Nhấp vào Quản lý đơn hàng trong thanh bên trái để xem và quản lý tất cả giao dịch:
Danh sách đơn hàng
Danh sách đơn hàng hiển thị các trường sau:
| Cột | Mô tả |
|---|---|
| Mã đơn hàng | ID đơn hàng duy nhất (ví dụ: ORD20260218001) |
| Khách hàng | Tên khách hàng |
| Dịch vụ | Dịch vụ đã thực hiện |
| Số tiền | Số tiền đã thu |
| Phương thức thanh toán | Tiền mặt / Thẻ / Kết hợp / Gói dịch vụ |
| Ngày giao dịch | Ngày và giờ thanh toán |
| Trạng thái | Hoàn thành / Đã hoàn tiền |
Lọc & Tìm kiếm
Nhấp nút Bộ lọc ở góc trên bên phải để mở bảng lọc:
| Bộ lọc | Mô tả |
|---|---|
| Khoảng ngày | Lọc theo ngày giao dịch |
| Phương thức thanh toán | Lọc theo loại thanh toán |
| Khoảng số tiền | Lọc theo số tiền tối thiểu / tối đa |
| Trạng thái đơn hàng | Lọc theo trạng thái hoàn thành hoặc đã hoàn tiền |
Nhấp Áp dụng bộ lọc để áp dụng điều kiện, hoặc Đặt lại để xóa tất cả bộ lọc.
Mẹo: Sử dụng thanh tìm kiếm phía trên để tìm theo tên khách hàng hoặc mã đơn hàng để nhanh chóng xác định giao dịch cụ thể.
Chi tiết đơn hàng
Nhấp vào bất kỳ hàng nào trong danh sách đơn hàng để xem chi tiết đơn hàng đầy đủ:
Chi tiết đơn hàng bao gồm:
- Mã đơn hàng và ngày giao dịch
- Thông tin khách hàng — Tên và thông tin liên hệ
- Chi tiết dịch vụ — Mục dịch vụ, đơn giá, giảm giá, thuế và tổng thu
- Phương thức thanh toán — Thông tin thanh toán chi tiết (hiển thị loại thẻ cho thanh toán thẻ)
- Nhân viên trị liệu — Nhân viên trị liệu đã cung cấp dịch vụ
- Điểm tích lũy — Điểm thưởng cho giao dịch này
Xử lý hoàn tiền
Trên trang chi tiết đơn hàng, nhấp Yêu cầu hoàn tiền:
Quy trình hoàn tiền:
- Chọn lý do hoàn tiền (Chất lượng dịch vụ / Khách hủy / Tính tiền trùng / Khác)
- Thêm ghi chú với chi tiết bổ sung (tùy chọn)
- Nhấp Gửi yêu cầu hoàn tiền để xác nhận
Sau khi hoàn tiền được xử lý, trạng thái đơn hàng cập nhật thành Đã hoàn tiền và điểm tích lũy của khách hàng được điều chỉnh tương ứng.
Quan trọng: Hoàn tiền không thể hoàn tác. Vui lòng xác minh chi tiết trước khi gửi.
Thực hành tốt nhất
Hiệu quả thanh toán:
- Kiểm tra số dư gói dịch vụ của khách trước khi check-in để cho phép sử dụng buổi trực tiếp
- Sử dụng thanh toán kết hợp để phục vụ khách muốn chia tiền mặt và thẻ
- Kích hoạt tích lũy điểm — khách hàng tự động nhận điểm mỗi lần thanh toán
Quản lý đơn hàng:
- Xem lại các đơn hàng trong ngày trước khi đóng cửa để xác minh số tiền
- Sử dụng bộ lọc ngày để xem doanh thu theo khoảng thời gian cụ thể
- Xử lý hoàn tiền kịp thời khi cần để duy trì lòng tin của khách hàng
An toàn thanh toán:
- Đối với thanh toán kết hợp, xác nhận rằng tổng tiền mặt + thẻ khớp với số tiền cần thanh toán
- Nếu Stripe Terminal gặp lỗi, chuyển sang ghi nhận thẻ thủ công để hoàn tất thanh toán
- Định kỳ đối chiếu dữ liệu Quản lý đơn hàng với biên lai tiền mặt thực tế