Phiếu tiếp nhận
Tìm hiểu cách tạo mẫu phiếu, gửi cho khách hàng và liên kết phản hồi với hồ sơ khách hàng
Phiếu tiếp nhận là công cụ thu thập thông tin sức khỏe của Kuee. Hướng dẫn này sẽ giúp bạn tạo mẫu phiếu, phân phối cho khách hàng, cũng như xem xét và quản lý các bản gửi trong toàn bộ quy trình tiếp nhận.
Tổng quan
Tính năng Phiếu tiếp nhận của Kuee giúp phòng khám thu thập thông tin sức khỏe và nhu cầu điều trị từ khách hàng trước lần thăm khám đầu tiên. Với các mẫu phiếu có thể tùy chỉnh, bạn có thể tối ưu hóa hiệu quả quy trình tiếp nhận khách hàng mới.
Tổng quan các tính năng chính:
| Tính năng | Mô tả |
|---|---|
| Mẫu tùy chỉnh | Cấu hình nội dung phiếu dựa trên chuyên khoa của phòng khám |
| Hỗ trợ song ngữ | Phiếu hỗ trợ tiếng Trung và tiếng Anh, phục vụ đa dạng khách hàng |
| Liên kết công khai | Khách hàng có thể điền phiếu mà không cần đăng nhập, thông qua liên kết hoặc mã QR |
| Liên kết tự động | Hệ thống tự động khớp bản gửi với hồ sơ khách hàng hiện có theo email hoặc số điện thoại |
| Chữ ký điện tử | Bảng chữ ký tích hợp cho các mẫu đồng ý |
Lưu ý: Phiếu tiếp nhận có sẵn trên gói Starter trở lên. Người dùng gói Miễn phí cần nâng cấp để sử dụng tính năng này.
Quản lý mẫu phiếu
Điều hướng đến Phiếu tiếp nhận trên thanh bên để truy cập trang quản lý phiếu:
Trang hiển thị tất cả các mẫu phiếu đã tạo với các thông tin sau:
| Trường | Mô tả |
|---|---|
| Tên mẫu | Tên hiển thị của mẫu phiếu |
| Chuyên khoa | Lĩnh vực áp dụng (Massage, Châm cứu, Nắn chỉnh xương, v.v.) |
| Số trường | Số lượng câu hỏi trong mẫu |
| Số bản gửi | Số lượng phản hồi từ khách hàng đã nhận |
| Trạng thái | Hoạt động / Không hoạt động |
| Ngày tạo | Thời điểm mẫu được tạo |
Kuee cung cấp các mẫu có sẵn được sắp xếp theo chuyên khoa để giúp bạn bắt đầu nhanh chóng:
| Mẫu có sẵn | Phù hợp nhất cho |
|---|---|
| Massage | Phòng khám trị liệu massage và bodywork |
| Châm cứu | Phòng khám châm cứu và y học cổ truyền Trung Quốc |
| Nắn chỉnh xương | Phòng khám nắn chỉnh cột sống |
| Tùy chỉnh | Các chuyên khoa khác, bắt đầu từ mẫu trống |
Đối với mỗi mẫu trong danh sách, bạn có thể thực hiện các thao tác sau:
- Sao chép liên kết công khai: Lấy URL truy cập công khai của phiếu
- Tạo mã QR: Tạo hình ảnh mã QR để in
- Chỉnh sửa mẫu: Sửa đổi nội dung và cài đặt mẫu
- Bật/Tắt: Kiểm soát tính khả dụng của mẫu
Quan trọng: Chỉ có thể kích hoạt một mẫu phiếu tại một thời điểm. Khi bạn kích hoạt mẫu mới, mẫu đang hoạt động trước đó sẽ tự động bị vô hiệu hóa.
Tạo mẫu phiếu
Nhấp vào nút "Tạo mới" ở góc trên bên phải để mở trình tạo phiếu:
Thông tin cơ bản
Bắt đầu bằng việc thiết lập thông tin cơ bản của mẫu:
- Tên mẫu: Đặt tên mô tả cho mẫu, ví dụ: "Bảng câu hỏi sức khỏe bệnh nhân mới"
- Mô tả mẫu: Giải thích ngắn gọn mục đích của phiếu. Khách hàng sẽ thấy mô tả này khi điền phiếu.
Phần
Tổ chức các câu hỏi liên quan thành các phần để tạo cấu trúc phiếu rõ ràng:
- Nhấp "Thêm phần" để tạo phần mới
- Đặt tên cho mỗi phần, ví dụ: "Thông tin cơ bản", "Tiền sử sức khỏe", "Mục tiêu điều trị"
- Kéo các phần để sắp xếp lại thứ tự
- Thêm các trường vào mỗi phần
Loại trường
Kuee cung cấp bộ loại trường toàn diện để đáp ứng các nhu cầu thu thập thông tin đa dạng:
| Loại trường | Mô tả | Ví dụ sử dụng |
|---|---|---|
| Văn bản | Nhập văn bản một dòng | Tên, địa chỉ |
| Vùng văn bản | Nhập nhiều dòng (tối đa 1000 ký tự) | Tiền sử bệnh, ghi chú bổ sung |
| Chọn | Chọn đơn dạng dropdown | Vấn đề chính |
| Chọn nhiều | Dropdown với nhiều lựa chọn | Triệu chứng |
| Radio | Chọn đơn với các tùy chọn hiển thị | Câu hỏi Có/Không |
| Hộp kiểm | Chọn nhiều với các tùy chọn hiển thị | Danh sách kiểm tra tình trạng bệnh |
| Công tắc | Chuyển đổi nhị phân | Xác nhận đồng ý, dị ứng |
| Ngày | Bộ chọn ngày | Ngày sinh |
| Điện thoại | Số điện thoại kèm mã quốc gia | Số liên lạc |
| Nhập địa chỉ email | Email liên lạc | |
| Sơ đồ cơ thể | Bản đồ cơ thể tương tác | Đánh dấu vùng đau |
| Chữ ký | Bảng chữ ký điện tử | Chữ ký đồng ý |
Thuộc tính trường
Mỗi trường hỗ trợ các cấu hình thuộc tính sau:
- Bắt buộc: Khi được bật, khách hàng phải hoàn thành trường này trước khi gửi
- Placeholder: Văn bản gợi ý hiển thị bên trong trường nhập liệu
- Quy tắc xác thực: Xác thực định dạng (ví dụ: định dạng email, định dạng điện thoại)
- Hiển thị có điều kiện: Hiển thị hoặc ẩn trường dựa trên giá trị của các trường khác
Cài đặt mẫu
Cấu hình cài đặt toàn cục ở cuối trình chỉnh sửa:
- Cho phép lưu bản nháp: Cho phép khách hàng lưu phiếu chưa hoàn thành và quay lại sau để hoàn tất
- Yêu cầu chữ ký: Bắt buộc chữ ký điện tử trước khi gửi
- Bản sao email: Gửi bản sao phiếu đã hoàn thành đến email của khách hàng
Sau khi hoàn tất tất cả cấu hình, nhấp "Lưu" để lưu mẫu.
Phân phối phiếu
Kuee cung cấp nhiều phương thức phân phối để bạn tiếp cận khách hàng một cách linh hoạt:
Liên kết trực tiếp
- Nhấp "Sao chép liên kết" trong danh sách mẫu
- Chia sẻ liên kết qua ứng dụng nhắn tin, SMS hoặc email
- Định dạng URL phiếu công khai:
https://kuee.io/forms/{store-slug}/{template-id}
Mã QR
- Nhấp "Tạo mã QR" trong danh sách mẫu
- Tải xuống hình ảnh mã QR
- In và trưng bày tại quầy lễ tân, phòng chờ hoặc lối vào phòng trị liệu
- Khách hàng có thể quét mã để mở phiếu trực tiếp
Tích hợp đặt lịch trực tuyến
Phiếu tiếp nhận có thể được tích hợp vào quy trình đặt lịch trực tuyến. Sau khi hoàn tất đặt lịch, khách hàng sẽ được tự động chuyển hướng đến trang gửi phiếu.
Mẹo: Khách hàng không cần đăng ký hoặc đăng nhập vào tài khoản Kuee để điền phiếu. Điều này giảm rào cản tham gia và tăng tỷ lệ hoàn thành.
Trải nghiệm phiếu của khách hàng
Khi khách hàng mở liên kết phiếu, họ sẽ trải qua quy trình sau:
- Tải phiếu: Hệ thống tự động phát hiện ngôn ngữ trình duyệt và hiển thị phiên bản tương ứng. Khách hàng cũng có thể chuyển đổi thủ công giữa tiếng Trung và tiếng Anh.
- Điền thông tin: Hoàn thành các trường bắt buộc và tùy chọn theo từng phần.
- Đánh dấu vùng cơ thể: Nếu phiếu bao gồm trường Sơ đồ cơ thể, khách hàng có thể chạm vào bản đồ cơ thể tương tác để đánh dấu các vùng đau hoặc khó chịu.
- Ký đồng ý: Nếu mẫu yêu cầu chữ ký, khách hàng phải hoàn thành chữ ký điện tử trên bảng chữ ký.
- Gửi phiếu: Sau khi nhấp gửi, hệ thống hiển thị trang xác nhận thành công.
Nếu quản trị viên đã bật tính năng lưu bản nháp, khách hàng có thể lưu tiến trình bất kỳ lúc nào. Họ có thể đóng trang và quay lại sau qua cùng liên kết để tiếp tục điền phiếu.
Xem xét bản gửi
Xem danh sách bản gửi
Trên trang quản lý phiếu, nhấp vào tên mẫu để xem tất cả bản gửi của khách hàng. Mỗi bản ghi gửi bao gồm:
| Trường | Mô tả |
|---|---|
| Thời gian gửi | Thời điểm khách hàng hoàn thành và gửi phiếu |
| Thông tin khách hàng | Tên và thông tin liên hệ của người gửi |
| Trạng thái liên kết | Bản gửi đã được liên kết với hồ sơ khách hàng hay chưa |
| Trạng thái xem xét | Bản nháp, Đã hoàn thành, hoặc Đã xem xét |
Theo dõi trạng thái
Các bản gửi phiếu tuân theo trình tự trạng thái sau:
| Trạng thái | Mô tả |
|---|---|
| Bản nháp | Khách hàng chưa hoàn thành việc điền phiếu |
| Đã hoàn thành | Khách hàng đã gửi phiếu, đang chờ nhân viên xem xét |
| Đã xem xét | Nhân viên đã xem và xử lý bản gửi |
Liên kết khách hàng
Các phiếu đã gửi cần được liên kết với hồ sơ khách hàng. Kuee cung cấp ba phương thức liên kết:
- Liên kết tự động: Hệ thống tự động khớp hồ sơ khách hàng hiện có sử dụng email hoặc số điện thoại được cung cấp trong phiếu.
- Liên kết thủ công: Nhân viên có thể tìm kiếm và chọn khách hàng hiện có từ trang chi tiết bản gửi.
- Tạo khách hàng mới: Nếu không tìm thấy kết quả khớp, hệ thống có thể tự động tạo hồ sơ khách hàng mới dựa trên thông tin phiếu.
Sau khi liên kết, tất cả dữ liệu phiếu -- bao gồm đánh dấu sơ đồ cơ thể và chữ ký điện tử -- được lưu vào hồ sơ khách hàng để chuyên viên trị liệu tham khảo trong các lần điều trị sau.
Thực hành tốt nhất
Tuân theo các khuyến nghị sau để tối đa hóa hiệu quả của phiếu tiếp nhận:
Giữ phiếu ngắn gọn: Chỉ thu thập thông tin sức khỏe thiết yếu. Phiếu quá dài sẽ dẫn đến khách hàng bỏ ngang. Nên nhắm đến 15-20 trường hoặc ít hơn.
Sử dụng Sơ đồ cơ thể: Đối với phòng khám trị liệu vật lý (massage, châm cứu, nắn chỉnh xương), trường sơ đồ cơ thể giúp chuyên viên trị liệu hiểu vị trí đau trước khi khách hàng đến, cải thiện hiệu quả lần thăm khám đầu tiên.
Luôn yêu cầu chữ ký: Chữ ký điện tử cho sự đồng ý có hiểu biết là biện pháp bảo vệ tuân thủ quan trọng. Bật yêu cầu chữ ký trên tất cả các mẫu phiếu.
Trưng bày mã QR: In và trưng bày mã QR phiếu tại quầy lễ tân và phòng chờ. Điều này giúp khách hàng đến trực tiếp dễ dàng quét và điền phiếu nhanh chóng, giảm sử dụng phiếu giấy.
Xem xét kịp thời: Kiểm tra các bản gửi phiếu mới thường xuyên và liên kết chúng với hồ sơ khách hàng kịp thời. Lý tưởng nhất là xem xét bản gửi trước lịch hẹn của khách hàng để chuyên viên trị liệu có đầy đủ thông tin trước khi thăm khám.
Bắt đầu với mẫu có sẵn: Sử dụng các mẫu có sẵn theo chuyên khoa của Kuee làm điểm xuất phát, sau đó tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của phòng khám. Điều này tiết kiệm thời gian đồng thời đảm bảo phạm vi chuyên nghiệp.
Mẹo: Định kỳ xem xét các trường mẫu phiếu dựa trên phản hồi sử dụng thực tế. Liên tục cải thiện nội dung bảng câu hỏi để nâng cao trải nghiệm khách hàng và chất lượng thông tin thu thập được.