Quản lý thông báo
Tìm hiểu cách cấu hình nhắc nhở lịch hẹn, thông báo nhân viên, lời chúc ngày lễ và chiến dịch tiếp thị
Quản lý thông báo giúp bạn tự động hóa giao tiếp với khách hàng và phối hợp nhân viên. Hệ thống cung cấp 9 mẫu thông báo thuộc 4 danh mục, được gửi qua 3 kênh: Email, SMS và thông báo trong ứng dụng (In-App). Hướng dẫn này sẽ giúp bạn cấu hình và sử dụng mọi khía cạnh của hệ thống thông báo.
Tổng quan
Hệ thống thông báo của Kuee được thiết kế để giảm nỗ lực giao tiếp thủ công, cải thiện tỷ lệ khách hàng đến hẹn và tăng cường phối hợp nhóm. Tất cả thông báo được quản lý tập trung tại Cài đặt → Cài đặt thông báo.
Các tính năng chính:
- 9 mẫu thông báo: Bao gồm các tình huống lịch hẹn, lời chúc, nhắc nhở và tiếp thị
- 3 kênh gửi: Email, SMS và thông báo trong ứng dụng
- Cấu hình linh hoạt: Mỗi mẫu có thể được bật hoặc tắt độc lập với tùy chọn kênh tùy chỉnh
- Biến động: Mẫu hỗ trợ nội dung cá nhân hóa như tên khách hàng, thời gian hẹn và nhiều hơn nữa
- Xem trước thời gian thực: Xem mẫu của bạn sẽ trông như thế nào trước khi lưu
Các loại thông báo
9 mẫu thông báo được tổ chức thành 4 danh mục:
Lịch hẹn
| Mẫu | Mô tả |
|---|---|
| Nhắc nhở lịch hẹn khách hàng | Tự động nhắc nhở khách hàng trước lịch hẹn. Hỗ trợ cấu hình thời gian: cùng ngày, 1 ngày trước, 3 ngày trước hoặc 7 ngày trước |
| Thông báo lịch trình nhân viên | Thông báo cho chuyên viên khi có lịch hẹn mới được giao, đảm bảo nhân viên sẵn sàng cho các buổi sắp tới |
Mẹo: Nhắc nhở lịch hẹn khách hàng là cách hiệu quả nhất để cải thiện tỷ lệ đến hẹn. Chúng tôi khuyến nghị đặt 1 ngày trước và bật cả hai kênh Email và SMS.
Lời chúc
| Mẫu | Mô tả |
|---|---|
| Sinh nhật khách hàng | Gửi lời chúc sinh nhật tự động cho khách hàng vào ngày sinh nhật. Kết hợp với phiếu giảm giá để tăng lượt quay lại |
| Lời chúc ngày lễ | Hỗ trợ lời chúc tự động cho 10 ngày lễ: Lễ Tạ ơn, Giáng sinh, Năm mới, Tết Nguyên đán, Tết Trung thu, Tết Đoan ngọ, Quốc khánh, Valentine, Ngày của Mẹ và Ngày của Cha |
| Sinh nhật nhân viên | Gửi lời chúc sinh nhật cho thành viên trong nhóm, tạo văn hóa làm việc tích cực |
Mẹo: Lời chúc ngày lễ có thể được cấu hình theo từng ngày lễ. Chỉ bật các ngày lễ phù hợp nhất với nhóm khách hàng của bạn.
Nhắc nhở
| Mẫu | Mô tả |
|---|---|
| Nhắc nhở check-in khách hàng | Nhắc khách hàng check-in đúng giờ, giảm thời gian chờ tại phòng khám |
| Nhắc nhở hết hạn thẻ thành viên | Thông báo cho khách hàng khi thẻ thành viên hoặc gói dịch vụ sắp hết hạn, khuyến khích gia hạn |
Tiếp thị
| Mẫu | Mô tả |
|---|---|
| Thông báo chiến dịch tiếp thị | Gửi tin nhắn khuyến mãi có mục tiêu đến khách hàng về dịch vụ mới, ưu đãi đặc biệt hoặc chiến dịch theo mùa |
Kênh thông báo
Kuee hỗ trợ ba kênh thông báo, mỗi kênh phù hợp với các trường hợp sử dụng khác nhau:
| Kênh | Phù hợp cho | Ghi chú |
|---|---|---|
| Thông tin chi tiết, biên lai, nội dung tiếp thị | Hỗ trợ định dạng văn bản đa dạng với hình ảnh và liên kết. Tốt nhất cho tin nhắn có nhiều nội dung | |
| SMS | Nhắc nhở khẩn cấp, xác nhận lịch hẹn | Trực tiếp và tỷ lệ gửi thành công cao. Giới hạn ký tự áp dụng (khuyến nghị 160 ký tự) |
| Trong ứng dụng | Cập nhật không khẩn cấp, thông báo hệ thống | Hiển thị trong trung tâm thông báo khi người dùng đăng nhập. Không làm gián đoạn người dùng |
Mỗi mẫu hỗ trợ các kênh cụ thể. Dưới đây là bảng tương thích kênh đầy đủ:
| Mẫu | SMS | Trong ứng dụng | |
|---|---|---|---|
| Nhắc nhở lịch hẹn khách hàng | ✅ | ✅ | ✅ |
| Thông báo lịch trình nhân viên | ✅ | ✅ | ✅ |
| Sinh nhật khách hàng | ✅ | ✅ | ❌ |
| Lời chúc ngày lễ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Sinh nhật nhân viên | ✅ | ❌ | ✅ |
| Nhắc nhở check-in khách hàng | ✅ | ✅ | ✅ |
| Nhắc nhở hết hạn thẻ thành viên | ✅ | ✅ | ✅ |
| Thông báo chiến dịch tiếp thị | ✅ | ✅ | ❌ |
Cấu hình thông báo
Điều hướng đến Cài đặt → Cài đặt thông báo và thực hiện các bước sau để cấu hình bất kỳ thông báo nào:
- Trên trang Cài đặt thông báo, duyệt qua các mẫu thông báo được nhóm theo danh mục
- Nhấp vào bất kỳ thẻ mẫu nào để mở trang chi tiết cấu hình
- Sử dụng nút bật/tắt ở trên cùng để kích hoạt hoặc vô hiệu hóa thông báo
- Trong phần kênh, đánh dấu các kênh gửi bạn muốn sử dụng (Email, SMS, Trong ứng dụng)
- Đặt các tùy chọn bổ sung dựa trên loại mẫu:
- Nhắc nhở lịch hẹn: Chọn thời điểm gửi nhắc nhở (cùng ngày, 1 ngày trước, 3 ngày trước, 7 ngày trước)
- Lời chúc ngày lễ: Chọn ngày lễ nào sẽ kích hoạt lời chúc
- Chỉnh sửa nội dung mẫu (xem phần "Tùy chỉnh mẫu" bên dưới)
- Nhấp Lưu để áp dụng cấu hình
Mẹo: Thay đổi cấu hình có hiệu lực ngay lập tức. Chúng tôi khuyến nghị thực hiện điều chỉnh trong giờ thấp điểm để tránh ảnh hưởng đến các thông báo đã xếp hàng chờ gửi.
Tùy chỉnh mẫu
Mọi mẫu thông báo đều hỗ trợ nội dung tùy chỉnh. Hệ thống cung cấp các biến động cho phép bạn chèn thông tin cá nhân hóa vào tin nhắn.
Các biến động có sẵn
| Biến | Mô tả | Ví dụ |
|---|---|---|
{{customer_name}} | Tên khách hàng | Nguyễn Văn A |
{{appointment_date}} | Ngày hẹn | 2025-01-22 |
{{appointment_time}} | Giờ hẹn | 2:00 CH |
{{store_name}} | Tên cửa hàng | Kuee Downtown |
{{service_name}} | Tên dịch vụ | Massage mô sâu 60 phút |
{{therapist_name}} | Tên chuyên viên | Trần Văn B |
Tùy chọn chỉnh sửa
- Mẫu email: Trình soạn thảo văn bản đa dạng hỗ trợ chữ đậm, liên kết, hình ảnh và các định dạng khác
- Mẫu SMS: Trình soạn thảo văn bản thuần với bộ đếm ký tự thời gian thực ở phía dưới
- Xem trước thời gian thực: Bên phải khu vực chỉnh sửa hiển thị bản xem trước đã render với dữ liệu mẫu thay thế các biến động
Ví dụ mẫu
Dưới đây là ví dụ về mẫu SMS Nhắc nhở lịch hẹn khách hàng:
Xin chào {{customer_name}}, đây là lời nhắc về lịch hẹn {{service_name}} của bạn vào ngày mai lúc {{appointment_time}} tại {{store_name}} với chuyên viên {{therapist_name}}. Chúng tôi mong được đón tiếp bạn!
Mẹo: Giữ mẫu SMS dưới 160 ký tự. Tin nhắn vượt quá giới hạn này có thể bị chia thành nhiều tin nhắn, ảnh hưởng đến khả năng đọc và tăng chi phí.
Thông báo mặc định
Hệ thống đi kèm hai mẫu thông báo ưu tiên cao được bật sẵn cho cửa hàng mới:
| Mẫu mặc định | Kênh mặc định |
|---|---|
| Nhắc nhở lịch hẹn khách hàng | Email + SMS |
| Thông báo lịch trình nhân viên | Email + Trong ứng dụng |
7 mẫu thông báo còn lại bị tắt theo mặc định. Bạn phải bật và cấu hình thủ công trước khi chúng bắt đầu gửi.
Mẹo: Sau khi hoàn tất thiết lập cửa hàng ban đầu, hãy xem lại các mẫu thông báo mặc định để đảm bảo nội dung (như tên cửa hàng và địa chỉ) là chính xác.
Các phương pháp tốt nhất
Dựa trên kinh nghiệm ngành, các khuyến nghị sau sẽ giúp bạn tối đa hóa hiệu quả của hệ thống thông báo:
Nhắc nhở lịch hẹn
- Đặt thời gian nhắc nhở là 1 ngày trước — đây là khoảng thời gian hiệu quả nhất để cải thiện tỷ lệ đến hẹn
- Bật cả Email và SMS để đảm bảo khách hàng nhận được lời nhắc
- Bao gồm thời gian hẹn, địa điểm và tên chuyên viên trong mẫu để giảm các câu hỏi theo sau
Lựa chọn kênh
- Sử dụng SMS cho thông báo khẩn cấp, nhạy cảm về thời gian (nhắc nhở cùng ngày, cảnh báo check-in)
- Sử dụng Email cho thông báo chi tiết, giàu nội dung (khuyến mãi tiếp thị, nhắc nhở hết hạn thẻ thành viên)
- Sử dụng Trong ứng dụng cho thông báo hệ thống không khẩn cấp (cảnh báo thay đổi lịch trình)
Tối ưu hóa nội dung
- Giữ mẫu SMS ngắn gọn — nhắm mục tiêu dưới 160 ký tự
- Tránh gửi email tiếp thị quá thường xuyên — chúng tôi khuyến nghị không quá 2-4 lần mỗi tháng
- Làm mới mẫu lời chúc ngày lễ định kỳ để giữ nội dung luôn mới mẻ
Mẹo vận hành
- Xem xét phân tích thông báo hàng tháng để hiểu tỷ lệ gửi thành công và tỷ lệ mở trên các kênh
- Kiểm tra mẫu thông báo mới với tài khoản nhân viên trước khi bật cho tất cả khách hàng
- Đảm bảo hồ sơ khách hàng có số điện thoại và địa chỉ email chính xác để tránh lỗi gửi
Câu hỏi thường gặp
H: Khách hàng có thể từ chối nhận thông báo không? Đ: Thông báo tiếp thị hỗ trợ hủy đăng ký. Hệ thống tự động bao gồm liên kết hủy đăng ký ở cuối email tiếp thị. Nhắc nhở lịch hẹn và thông báo hệ thống không bị ảnh hưởng bởi việc hủy đăng ký.
H: SMS có tính phí bổ sung không? Đ: Gửi SMS được tính phí theo mức sử dụng. Vui lòng kiểm tra chi tiết gói đăng ký của bạn để biết giá cụ thể. Email và thông báo trong ứng dụng không phát sinh phí bổ sung.
H: Điều gì xảy ra nếu thông báo gửi thất bại? Đ: Bạn có thể xem trạng thái gửi trên trang Cài đặt thông báo. Các lý do thất bại phổ biến bao gồm: định dạng số điện thoại không hợp lệ, địa chỉ email không chính xác hoặc đã hết hạn mức SMS. Hãy kiểm tra thông tin liên hệ của khách hàng hoặc liên hệ bộ phận hỗ trợ để được trợ giúp.